23 april 2020

Digitale assessments, solliciteren via videocalls en virtuele bedrijfstours. Door het coronavirus moeten al je offline sollicitatieprocessen worden omgegooid. Ook als je nu geen mensen kunt aannemen, is het belangrijk om veel kandidaten te blijven spreken. Het is de perfecte tijd voor veel focus op vacatures die moeilijk in te vullen zijn of om talentpools op te bouwen. Zo ben je straks helemaal klaar voor het post-coronatijdperk.

Om je te helpen met online recruitment hebben we een heuse ‘toolkit’ voor je samengesteld. Boordevol gereedschappen waarmee je ook in coronatijden de beste kandidaten kunt spreken én enthousiasmeren. Bonustip vooraf: check bij de kandidaat zelf wat hij prettig vindt, zodat je hier rekening mee kunt houden tijdens het proces.

 

1. De online spanningsboog is minimaal, dus kort je sollicitatiegesprekken in

Een geslaagd sollicitatieproces tot halverwege maart 2020 kon er als volgt uitzien. De kandidaat sprak eerst een uurtje met de manager. Een week erna nog eens een uur met één of twee teamleden. Kort erna volgde een afrondend gesprek met iemand van HR. Nu zijn door de coronacrisis deze vrijwel onmogelijke face-to-face gesprekken omgezet in videocalls. Maar een online spanningsboog is een stuk korter dan offline. Anders gezegd, een uur videobellen is lááááng. De oplossing is simpel: kort de online gesprekken drastisch in. Maak er bijvoorbeeld calls van een halfuur van. Lekker efficiënt, want je kunt zo ook nog eens meer mensen spreken.

2. Hou het energielevel tijdens een gesprek hoog

Vergeet duffe inleidingen van een sollicitatiegesprek. Weg met dooddoeners als ‘vertel eens iets over jezelf’. Online geldt nog meer dan offline: wees creatief en zorg ervoor dat het energielevel van het gesprek hoog blijft. Hoe dan? Bijvoorbeeld door te beginnen met een flitsende videopresentatie van je bedrijf. Of door een kandidaat voorafgaand aan een gesprek een opdracht te geven. Zo heb je meteen energieke interactie tijdens het gesprek!

3. Vergeet de referentiechecks niet

Zorgvuldigheid in je recruitment blijft geboden, zeker nu je omschakelt naar online. Iets wat je bijvoorbeeld eenvoudig zou kunnen vergeten zijn de referentiechecks. Maar die blijven ook nu belangrijk. Dus vraag bij vorige werkgevers na wat voor iemand de kandidaat is. Past hij wel bij jouw team?

4. Laat iemand online kennismaken met je organisatie deel 1: het kantoor

Natuurlijk vinden kandidaten het leuk om te weten waar ze komen te werken. Ze aan het handje meenemen voor een rondleiding kan helaas tijdelijk niet meer. Hoe makkelijk is dit online te regelen! Maak – als het kan – bijvoorbeeld een filmpje waarin je de kandidaat laat zien wat z’n werkplek wordt, waar het restaurant is, waar de vergaderruimtes zijn, et cetera. Of duik in de archieven voor een paar mooie foto’s van het kantoor.

5. Laat iemand online kennismaken met je organisatie deel 2: het team

Wat voor het kantoor geldt, geldt des te meer voor het team: een kandidaat wil graag weten wie zijn collega’s worden. Passen de mensen wel bij hem? Bevalt de sfeer wel? Natuurlijk kan de kandidaat een kijkje nemen bij het Over ons-gedeelte op je website. Ook kan hij alle teamleden opzoeken op LinkedIn. Maar eerlijk is eerlijk: de foto’s daar zijn vaak wat stijfjes. Laat de kandidaat ook op andere manieren kennismaken met het team. Deel luchtige foto’s of laat je team een korte videoboodschap inspreken. Of nog beter, laat de kandidaat aansluiten bij de online dagstart (of -sluiting) van het team. Zorg ervoor dat hij of zij een keer een online meeting kan bijwonen. En de allerbeste meet & greet-optie voor een kandidaat is natuurlijk jullie online vrijdagmiddagborrel…

6. Doe assessments online

Hoe logisch ook, hij mag in deze toolkit niet ontbreken: het online assessment. Ook vóór corona waren digitale assessments al meer regel dan uitzondering. Dus het kost je ongetwijfeld weinig moeite om het juiste assessment te vinden, dat antwoord geeft op een specifieke vraag over een kandidaat.

7. Videocalls: kies een professioneel platform

In je pyjama via Houseparty een videocall houden? Het kan, maar erg professioneel is het niet. In het woud van online vergaderplatforms kun je door de bomen het bos niet meer zien. Belangrijk advies: verdiep je grondig in het aanbod. Sommige toepassingen hebben bijvoorbeeld flinke privacy- en veiligheidsissues. Maar vooral verandert het aanbod bijna dagelijks. Er komen aanbieders bij en mogelijke problemen van toepassingen worden snel gefixt. Wat vandaag een waardeloze app is, kan morgen state of the art zijn. Voorlopig lijken onder meer Skype for Business en Google Hangouts goede opties voor je sollicitatiegesprek.

8. Houd je aan de vergaderetiquette

Zeker als je met meerdere mensen een online sollicitatiegesprek met een kandidaat voert, zijn een paar regeltjes belangrijk. De ‘vergaderetiquette’ zeg maar. Denk aan:

  • ga in een neutrale ruimte zitten. Geen jengelende kids op de achtergrond, Spotify-playlist op pauze en mic op mute;
  • zorg dat je als organisatie één gespreksleider hebt. Die zorgt voor een korte introductie, kadert het gesprek in, geeft spreekbeurten, et cetera;
  • kies een goede positie. Dus niet met je rug naar het raam vanwege tegenlicht en geen rommel als achtergrond (maar ook geen rare avatar!).

9. Stuur het contract nooit alleen…

Het leukste is natuurlijk om een contract op kantoor te tekenen. Met een handdruk, een fotootje voor op social media en nog meer van dat vriendelijks. In het anderhalvemetertijdperk kan dat niet echt goed. Toch kun je ook van iets saais als het uitwisselen van documenten een feestje maken. Stuur het contract old school via de post naar de kandidaat, maar zorg voor een extra goed gevoel door een leuke kaart en/of fles champagne mee te sturen.

10. Maak de tussentijd tof

Stel dat alle gesprekken naar tevredenheid zijn verlopen. En als HR heb je ook de arbeidsvoorwaardengesprekken met de kandidaat goed afgerond. In deze coronatijd kan het zomaar zo zijn dat je dan een tijd moet wachten tot deze enthousiaste kandidaat echt van start kan gaan. Wat doe je in die tussenperiode? Af en toe even bellen kan natuurlijk, maar na een paar keer is de gespreksstof wel op. Een paar praktische tips om de tussentijd te veraangenamen (en ervoor te zorgen dat die kandidaat het niet kan maken om toch nog eieren voor zijn geld te kiezen en beleefd te bedanken voor jouw job…):

  • stuur eens een tastbaar cadeautje om te laten zien dat je je verheugt op de komst van de kandidaat. Zoals een vers bloemetje, een minstens zo verse reep chocola of geurige zeep;
  • zorg voor voldoende ‘inleef’-materiaal voor een kandidaat. Leuke artikelen over je organisatie en een vlog van een collega bijvoorbeeld;
  • bevoorraad de kandidaat met online vakkennis. Stuur hem af en toe een interessante podcast of een e-learningmodule. Win-win: jij houdt de kandidaat betrokken bij je organisatie en hij houdt zijn kennis en vaardigheden op peil.
Deel dit artikel

Paul Poley

Copywriter

Paul Poley is copywriter en schrijftrainer. Hij houdt ervan om best ingewikkelde materie zo toegankelijk mogelijk te maken. Paul is eigenaar van tekstbureau Poley Tekst: www.poley-tekst.nl

Nooit meer iets missen?

Laat je gegevens achter en mis geen update meer

  • We sturen je alleen maar artikelen die wij het delen waard vinden!

Meer weten?

Vraag alles aan Joyce