20 mei 2020

Korte refresh: de vorige keer lieten we je zien hoe je jouw recruitmentproces in kaart brengt . Cruciaal om dit proces uiteindelijk zo efficiënt mogelijk in te richten. Belangrijk daarbij is dat je alle processtappen uitschrijft, van de vraag die aan een vacature voorafgaat tot aan het aannemen of afwijzen van een kandidaat. Als je zo’n proces eenmaal hebt, is het tijd om te gaan analyseren. Niet als doel op zich, maar uiteraard om uiteindelijk dat proces steeds verder te verbeteren. Voor het gemak hebben we het analyseren in drie hapklare brokken gesneden.

1. Zorg ervoor dat alle processtappen kraakhelder en haarscherp zijn

Een overduidelijk recruitmentproces, waar geen misverstand over kan bestaan, is een noodzakelijke voorwaarde voor een zuivere analyse. Stap 1 is dus nog niet het analyseren zelf, maar is wel onmisbaar. Eigenlijk is het heel simpel: bij elke processtap mag er geen ruimte bestaan voor een eigen nuance of interpretatie van een recruiter.

Een voorbeeldje maakt het belang duidelijk. Stel dat een van de stappen van je recruitmentproces is: de kandidaat komt op gesprek. Wanneer registreer je deze stap als recruiter nu in je systeem? Als je de kandidaat telefonisch hebt gesproken en hij of zij daarbij de intentie heeft uitgesproken op gesprek te komen? Als je de afspraak hard in de agenda’s hebt ingepland? Of direct nadat de kandidaat op gesprek is geweest? Recruiters die deze stap verschillend interpreteren, zullen ook andere conversieratio’s krijgen. En dat betekent dat je deze recruiters en hun conversieratio’s in het analysestadium niet goed kunt vergelijken met elkaar, omdat iedereen nét even iets anders doet. Zorg dus voor kraakheldere processtappen!

2. Laat iedere recruiter altijd al deze stappen nauwkeurig volgen en vastleggen

Dit is de meest voor de hand liggende stap, maar toch noemen we hem. Een ijzeren discipline is namelijk belangrijk. Uiteraard blijft het mensenwerk, maar zorg dat iedereen op dezelfde manier te werk gaat. Klinkt schools, maar is broodnodig. Uiteindelijk kan je pas dan analyseren en zoals je weet: na analyse volgt optimalisatie. Dus de resultaten kunnen alleen beter worden als iedereen het proces strak volgt. Ook niet onbelangrijk, zorg dat iedereen zijn resultaten ergens logt. Vaak biedt een ATS mogelijkheden en anders is een Excel-bestand nooit ver weg.

3. Bespreek het proces regelmatig

Zie hier de feitelijke analyse. Als het proces goed staat, de stappen eenduidig zijn en perfect worden gevolgd, kun je met elkaar de resultaten gaan bespreken. Praktische tip: zorg dat één iemand in de lead is. Iemand die de cijfers analyseert en vervolgens bespreekbaar maakt. Dat is logischerwijs de HR manager, maar dat kan bijvoorbeeld ook een data analist zijn. Belangrijk is in elk geval dat diegene de conversieratio’s van de recruiters bekijkt en vergelijkt en dit alles – let op: zonder waardeoordeel – met het recruitmentteam bespreekt.

Twee dingen nog. Het woord ‘regelmatig’ viel en dat betekent zoiets als ‘met een vast ritme’. Het is namelijk essentieel om met de regelmaat van de klok een analysesessie te houden met je recruitmentteam, bijvoorbeeld tweewekelijks. Skip die nooit! Hoe vaker je analyseert, hoe scherper je blijft en hoe vaker je ook weer kunt optimaliseren.

Dan nog over dat ‘zonder waardeoordeel’. Het is namelijk ook cruciaal om met open vizier en unbiased de conversieratio’s met elkaar te bespreken. Voor een verschil in resultaten tussen twee recruiters kan namelijk een heel aannemelijke verklaring zijn. Misschien hebben ze een processtap bijvoorbeeld tóch nog anders geïnterpreteerd. Maar misschien is er inderdaad wel een andere oorzaak voor het verschil. Het blijft natuurlijk ook mensenwerk. Stel dat de ene recruiter per 20 telefoontjes 10 kandidaten op gesprek krijgt en de andere per 20 telefoontjes maar 1 kandidaat, dan kun je op basis van die analyse gaan optimaliseren. Maar daarover dus de volgende keer meer!

 

Deel dit artikel

Paul Poley

Copywriter

Paul Poley is copywriter en schrijftrainer. Hij houdt ervan om best ingewikkelde materie zo toegankelijk mogelijk te maken. Paul is eigenaar van tekstbureau Poley Tekst: www.poley-tekst.nl

Nooit meer iets missen?

Laat je gegevens achter en mis geen update meer

  • We sturen je alleen maar artikelen die wij het delen waard vinden!

Meer weten?

Neem contact op met Joyce!