17 juni 2021

Iedere organisatie - van groot tot klein en in elke branche - zou een strategische personeelsplanning moeten hebben. Daar zijn wij in ieder geval van overtuigd, en jij straks hopelijk ook. Met deze planning breng je namelijk in kaart welk personeel je verwacht nodig te hebben in een bepaalde periode. Dat schud je natuurlijk niet zomaar uit je mouw, je baseert dit op de bedrijfsdoelstellingen. Als jullie het doel hebben om in 2021 met 10% te groeien, dan is de kans groot dat je (veel) nieuwe krachten moet aannemen. Maar als jullie juist als expert een niche markt willen veroveren, dan ga je op zoek naar het allerbeste talent uit de markt. Om dat te realiseren, is een strategische personeelsplanning onmisbaar.

De voordelen van een strategische personeelsplanning

Dankzij een strategische personeelsplanning weet je namelijk wanneer je wie moet aannemen om de bedrijfsdoelstellingen te behalen. Natuurlijk is dit nooit exact te voorspellen en van verschillende variabelen afhankelijk, maar dankzij een goede inschatting kun je wel een slimme recruitmentstrategie opstellen. En dat is niet het enige voordeel van jouw strategische personeelsplanning: 

  • Je vergroot de quality-of-hire: doordat je ruim op tijd begint, gun je jezelf ook de tijd om de allerbeste fit voor het team te vinden. Je hoeft niet uit noodzaak de eerste de beste kandidaat aan te nemen; 
  • Je verlaagt de cost-per-hire: je schakelt niet direct allerlei bureaus in, maar gaat aan de slag met een goed plan. Hierdoor voorkom je hoge recruitmentkosten. Daarnaast loopt het werk bij de business lekker door, aangezien ze niet te lang hoeven te wachten op die nieuwe werknemer. Ook dat scheelt geld. 
  • Je verbetert de samenwerking met de business: met jouw plan heb je grip op recruitment. Dat zal de business alleen maar waarderen. Geef regelmatig een update over de voortgang en stuur samen het plan – waar nodig – bij. Zo voorkom je frustratie en zorg je samen voor resultaat.
  • Je maakt recruitment (nog) leuker: een goed plan en een slimme strategie zorgen voor meer rust voor jezelf en voor het team. Je kunt het werk goed verdelen en je bent niet continu brandjes aan het blussen. Simpel gezegd: je kunt je ‘gewoon’ met je vak bezighouden en je bent nog succesvoller ook. Dat zorgt natuurlijk gelijk voor meer werkplezier.

Een strategische personeelsplanning opstellen

Al overtuigd? Mooi! Dan is het tijd om aan de slag te gaan. Een strategische personeelsplanning stel je namelijk niet zomaar op. Het is cruciaal dat je dit goed aanpakt, aangezien dit het fundament van recruitment vormt. Volg hiervoor de volgende stappen: 

1. Ken je bedrijfsdoelstellingen
Je kunt geen strategische personeelsplanning opstellen als je de bedrijfsdoelstellingen niet kent. Dit vormt namelijk de basis van je plan. Gaan jullie groeien in bepaalde branches, de huidige koers voortzetten of juist flink investeren in marketing? Dat moét je weten voor je met de strategische personeelsplanning aan de slag gaat. Duik niet alleen in de geschreven plannen, maar ga vooral het gesprek aan met de directie en het management van de afdelingen. Zorg dat je de doelstellingen en de verwachte vraag helder hebt. 

2. Breng je huidige personeel in kaart
It’s all in the name: ‘personeelsplanning’. Verkrijg dus ook inzicht in de huidige werknemers. Welke toppers kunnen – wellicht na wat extra training – doorgroeien? Hoeveel uitstroom verwacht je? Dit vult aan de ene kant een aantal lege plekken op, maar aan de andere kant kunnen ook gaten ontstaan. Kijk ook eens naar het verleden: wat is de gemiddelde door- en uitstroom van de afgelopen jaren?

3. Formuleer je recruitmentdoelstellingen
Je hebt nu alle informatie om je recruitmentdoelstellingen te formuleren en je activiteiten te plannen. Bepaal wie je wanneer moet aannemen om aan de vraag te voldoen en wanneer je moet beginnen. En bedenk vooral wie binnen het team welke verantwoordelijkheid pakt. Betrek iedereen hierbij, zodat dit een gezamenlijk plan wordt en geen solomissie.

4. Maak de doelstellingen onderdeel van de structuur
Vertaal je doelstellingen vervolgens naar heldere KPI’s en een goed actieplan. En – heel belangrijk – maak dit onderdeel van je overlegstructuur. Sta hier met het héle team bij stil tijdens je week-, maand- en kwartaalmeetings en bepaal wat goed gaat en waar extra aandacht nodig is om de doelen te behalen. 

5. Blijf bijsturen en optimaliseren
We kunnen de toekomst niet voorspellen. Misschien groeit het bedrijf harder dan verwacht. Of gaat er toch iemand weg die jij op je doorgroeilijstje had staan. Dat hoort erbij. Daarom is het belangrijk om je strategische personeelsplanning continu bij te sturen. Blijf het gesprek met de business én directie voeren en zorg dat je altijd op de hoogte bent van de stand van zaken. Zo kun je op tijd de juiste acties uitzetten. 

Nog één bonustip, speciaal voor degenen die bij een groot bedrijf werken. Wellicht zie je na dit verhaal de Mount Everest voor je verschijnen en heb je geen flauw idee hoe je die ooit gaat beklimmen. Geloof ons: het kan én het gaat je werk echt makkelijker maken. Laat je niet afschrikken en begin klein. Bijvoorbeeld door dit plan eerst voor één team of afdeling te maken en dit steeds verder uit te breiden. Zo zet je continu de volgende stap en zorg je voor succes.

Wil jij hier nog veel meer over weten? Niet geheel toevallig staat dinsdag 29 juni een training over dit onderwerp op het programma. Hier leert Diede je alles over het opstellen van deze strategische personeelsplanning en loop je diezelfde middag nog met een handig template onder je arm de deur uit. Meld je snel aan! 

Deel dit artikel

Joyce Jansen

Marketing Consultant

Nooit meer iets missen?

Laat je gegevens achter en mis geen update meer

  • We sturen je alleen maar artikelen die wij het delen waard vinden!

Wil je meer weten?

Neem dan contact op met Joyce!