De uitdaging

Victoria schoonmaak zocht meer grip op de instroom van kandidaten en het recruitmentproces. Toen wij begonnen aan onze samenwerking stonden kandidaten verspreid over verschillende systemen: Mail, Indeed en Excel. Al deze informatie werd handmatig overgezet. Dat kostte niet alleen heel veel tijd, maar zorgde ook voor een onvolledig overzicht en een foutgevoelig proces. Door deze versnippering, had Victoria geen inzicht in de instroom per kanaal en het totale volume aan sollicitaties, daarnaast was de status van de kandidaat niet altijd inzichtelijk. Automatisering ontbrak. Communicatie verliep handmatig en er was geen gestandaardiseerd proces. Het gevolg: veel administratielast, weinig overzicht, en geen goede basis om het recruitmentproces te sturen.

De samenwerking

Dutchwebshark werkt al langer samen met Victoria schoonmaak. Eerder werkten wij samen omtrent marketing en retargeting, waardoor zij zagen hoe waardevol een goede marketing- en datatool voor hun organisatie kon zijn. In deze samenwerking gebruiken wij ons campagne portal. Vanuit die ervaring ontstond al snel de vraag: hoe kunnen we dit niet alleen voor marketing, maar voor het héle recruitmentproces inzetten?

Die vraag werd het startpunt voor een nieuwe samenwerking: van een losse marketingtool naar een volwaardige recruitment portal, die fungeert als ATS-systeem op maat.

Van inzicht naar actie

We begonnen met onderzoek naar de ideale candidate journey voor Victoria:

• Waar komen kandidaten vandaan? (kanalen zoals Indeed, website, etc.)
• Waar moeten ze naartoe? (workflow richting HR-systeem en hiring managers)
• Welke informatie en communicatie is wanneer nodig? (voor zowel kandidaten als HR)

Op basis van deze inzichten brachten we alle communicatie-momenten in kaart: van eerste interesse tot plaatsing in het HR-systeem. Daarna onderzochten we de informatiebehoeftes van kandidaten: hoe moet het proces voelen, welke stappen zijn logisch en welke communicatie hoort daarbij? Vanuit deze informatie hebben wij een gepersonaliseerde recruitment portal gebouwd, die het hele recruitmentproces beheert voor alle kanalen. De portal geeft onder andere inzicht in:

Bijzonder: voor Victoria hebben wij hiermee een volwaardig ATS-systeem gebouwd op maat voor het proces van Victoria met een aanpasbare kandidaat communicatie per vacature. 

Technisch en functioneel gezien kozen wij bewust voor een volwassen no-code platform (database & portal), want:

• Veel mensen kunnen ermee werken; er is geen hardcore developer nodig voor dagelijkse aanpassingen. Zo hou je doorontwikkelingen schaalbaar. 
• Het systeem is schaalbaar qua doorloop en hoeveelheid kandidaten
• Kandidaten en vacatures kunnen flexibel worden geüpload vanuit externe systemen (website, jobboards) met makkelijke API koppelingen. 

Zo positioneren wij de portal als een alternatief voor een traditionele ATS, maar dan gepersonaliseerd op de behoeften van Victoria schoonmaak.

Van actie naar sollicitatie

Samen met Victoria schoonmaak doorliepen wij een ontwikkeltraject van circa 6 – 8 weken. In die periode verbeterden we het ATS systeem continu op basis van feedback van zowel de recruitment teams als onze eigen data team. 

Het bleef dus niet bij het bouwen van een technische oplossing; we waren actief bezig met het standaardiseren van het volledige recruitmentproces. Onze recruitment ervaring speelde daarbij een belangrijke rol. Wij stelden kritische vragen over het proces waardoor Victoria betere keuzes kon maken in hun eigen proces. Daarnaast stemden we scherp af met externe partijen: 

Het resultaat

Met het nieuwe recruitmentportal heeft Victoria schoonmaak:

• Meer grip en controle op het volledige recruitmentproces
• Overzicht van instroom per kanaal en vacature (groep)
• Minder handmatig werk doordat informatie in communicatie verwerkt wordt
• Gestandaardiseerde processen die voor rust en duidelijkheid zorgen in het team
• Automatisering van communicatie, waardoor kandidaten consistent en professioneler worden benaderd

Victoria schoonmaak heeft nu een eigen ATS op maat, die meegroeit met hun organisatie en recruitment eindelijk laat werken zoals zij het nodig hebben.