De uitdaging

Victoria Schoonmaakbedrijf streefde naar meer grip op de instroom van kandidaten en het recruitmentproces. Aan het begin van de samenwerking werden de sollicitanten handmatig bijgehouden, dat kostte niet alleen heel veel tijd, maar zorgde ook een foutgevoelig proces. Hierdoor had Victoria Schoonmaakbedrijf geen inzicht in de instroom per kanaal en het totale volume aan sollicitaties. Door handmatige updates was de stap in het sollicitatie proces per kandidaat niet continue inzichtelijk. Automatisering ontbrak. Communicatie verliep via mails en er was geen geautomatiseerd proces. Het gevolg: veel administratielast, beperkt overzicht, en geen goede basis om het recruitmentproces te sturen.

De samenwerking

Dutchwebshark Dutchwebshark werkt al langer samen met Victoria Schoonmaakbedrijf. Eerder werkten wij samen binnen recruitment marketing en retargeting van eerdere kandidaten. In deze samenwerking gebruikten wij ons campagne-portal. Vanuit die ervaring ontstond al snel de vraag: hoe kunnen we dit niet alleen voor marketing, maar voor het héle recruitmentproces inzetten?

Die vraag werd het startpunt voor een nieuwe samenwerking: van een losse marketingtool naar een volwaardige recruitment portal, die fungeert als ATS-systeem op maat.

Van inzicht naar actie

We begonnen met onderzoek naar de ideale candidate journey voor Victoria Schoonmaakbedrijf:

• Waar komen kandidaten vandaan? Bijvoorbeeld kanalen zoals Indeed, website, en andere referrals naar de website toe. 
• Waar moeten ze naartoe? Wat is de werkwijze richting HR-systeem en hiring managers, welke informatie moeten zij wel of niet hebben?
• Welke informatie en communicatie is wanneer nodig? Dat voor zowel kandidaten het recruitment team en de hiring managers, waar halen we deze informatie vandaan en wat kan automatisch?

Op basis van deze inzichten brachten we alle communicatie-momenten in kaart: van eerste interesse tot plaatsing in het HR-systeem. Daarna onderzochten we de informatiebehoeftes van kandidaten: hoe moet het proces voelen, welke stappen zijn logisch en welke communicatie hoort daarbij? Met deze informatie bouwden wij een gepersonaliseerde recruitment portal, dat het hele recruitmentproces beheert voor alle kanalen. De portal geeft onder andere inzicht in:

Dutchwebshark ontwikkelde op deze manier een volledige op maat ATS-systeem voor Victoria Schoonmaakbedrijf op voor het proces van de organisatie met een aanpasbare candidate journey en communicatie per vacature.

Technisch en functioneel gezien kozen wij bewust voor een volwassen no-code platform (database & portal), want:

• Het systeem is schaalbaar qua doorloop en hoeveelheid kandidaten
• Kandidaten en vacatures kunnen flexibel worden geüpload vanuit externe systemen (website, job boards) met makkelijke API-koppelingen.
• De no-code tooling is goed te begrijpen voor technische collega’s, er is geen hoge doorlooptijd voor dagelijkse aanpassingen en is over te dragen richting de organisatie van Victoria Schoonmaak. Zo hou je doorontwikkelingen schaalbaar.

Zo positioneert de portal als een alternatief voor een traditionele ATS, met daarbij een
gepersonaliseerd proces voor de behoeften van Victoria Schoonmaakbedrijf.

Van actie naar sollicitatie

Samen met Victoria schoonmaak doorliepen wij een ontwikkeltraject van circa 6 – 8 weken. In die periode verbeterden we het persoonlijke ATS systeem continu op basis van feedback van zowel de recruitment teams als onze eigen data team. 

Het bleef dus niet bij het bouwen van een technische oplossing; het ging om het standaardiseren van het volledige recruitmentproces. Onze ervaring in recruitment en technische systemen speelde daarbij een belangrijke rol. We stellen kritische vragen over het gehele proces, waardoor Victoria Schoonmaakbedrijf strakke keuzes maakt voor eigen recruitment optimalisatie. Daarnaast stemden we scherp af met externe partijen:

Het resultaat

Met het nieuwe recruitmentportal heeft Victoria schoonmaak:

• Meer grip en controle op het volledige recruitmentproces
• Overzicht van instroom per kanaal en vacature (groep)
• Minder handmatig werk doordat informatie in communicatie verwerkt wordt
• Gestandaardiseerde processen die voor rust en duidelijkheid zorgen in het team
• Automatisering van communicatie, waardoor kandidaten consistent en professioneler worden benaderd
• Een tool die flexibel is op eigen recruitment proces en schaalbaar is naar de toekomst voor nieuwe innovaties en interne veranderingen

Victoria schoonmaak heeft nu een eigen ATS op maat, die meegroeit met de organisatie en recruitment eindelijk laat werken zoals zij het nodig hebben.